Benachrichtigungs-Auslöser#
Das Allegra-Benachrichtigungssystem arbeitet zweistufig. Im ersten Schritt wird eine Nachricht „ausgelöst“ und damit erstellt. Im zweiten Schritt wird überprüft, ob der zugrunde liegende Vorgang die konfigurierbaren Kriterien für ein Verschicken der Nachricht erfüllt. Nur wenn das der Fall ist, wird die Benachrichtigung tatsächlich erfolgen.
Über Benachrichtigungs-Auslöser (Benachrichtigungs-Trigger) können Sie festlegen, welche Ereignisse oder Aktionen eine Nachricht an Sie in einer bestimmten Rolle auslösen. Wenn die Nachricht Ihre Benachrichtigungs-Bedingungen erfüllt, erhalten Sie die Nachricht. Es gibt zwei Arten von Aktionen, die eine Nachricht auslösen können:
Vorgänge neu anlegen
Vorgänge bearbeiten
Sie können Benachrichtigungs-Trigger separat für jede der beiden Arten von Aktionen definieren.
Dazu müssen Sie als Systemmanager oder Systemadministrator angemeldet sein.
Wechseln Sie zur Verwaltung. Im Hauptmenü wählen Sie Anpassen > Benachrichtigung.
Benachrichtigungs-Auslöser definieren#
Klicken Sie in der nächsten Navigationsspalte auf Benachrichtigungs-Auslöser.
Um einen Auslöser hinzuzufügen, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Um einen Auslösern zu bearbeiten, wählen Sie ihn im rechten Tabellenbereich aus und verwenden dann entweder das Kontextmenü oder die Schaltfläche „Bearbeiten“.
Hinweis
Von einem Systemadministrator bereitgestellte Auslöser sind für alle Systembenutzer sichtbar. Andere Benutzer können sie in ihren privaten Bereich kopieren und dort ändern. Normale Benutzer können einen Systemauslöser nicht direkt ändern.
Markieren Sie die Kontrollkästchen gemäß Ihren Anforderungen. Die erste Zeile bezieht sich auf das Erstellen eines Vorgangs. Hier lassen wir z.B. die Markierung für den Autor offen, das wir keine Benachrichtigung für das Erstellen eines Vorgang bekommen möchten, den wir gerade selbst eingegeben haben.
Die anderen Zeilen beziehen sich Vorgangsänderungen modifiziert. In dem Beispiel würden Sie als Manager eines Vorgang benachrichtigt werden, wenn jemand eine andere Person zum Manager dieses Vorgangs machen würde.
Im selben Beispiel würden Sie als Bearbeiter eines Vorgang benachrichtigt werden, wenn jemand eine andere Person zum Bearbeiter dieses Vorgangs machen würde.
Die Spalte „Beobachter“ erlaubt Ihnen, Änderungen an einem beliebigen Vorgang mitzubekommen, für den Sie eine Leseberechtigung haben, während die anderen Spalten immer davon ausgehen, dass Sie eine RACI-Rolle für einen Vorgang haben. Normalerweise ist dies nur sinnvoll zusammen mit einer Benachrichtigungs-Bedingung, die die Flut von Benachrichtigungen begrenzt.
Geben Sie Ihrem Auslöser einen Namen und speichern Sie ihn.
Wichtig
Diese Einstellungen gelten für jeden selbst, der in diesen Rollen hzu einem Vorgang steht, nicht für jemand anderen!
Eine „laute“ Auslöser-Konfiguration hat viele Kontrollkästchen markiert. Eine „stille“ Auslöser-Konfiguration hat nur wenige Kontrollkästchen markiert.