Ereignis-basierte Benachrichtigungen

Allegra kann Ihnen Nachrichten schicken, wenn ein Vorgang erstellt oder geändert wird, zu dem Sie eine Beziehung haben. Diese Beziehung kann sein:

• Sie haben den Vorgang erstellt, d.h. Sie sind der Verfasser

• Sie sind der aktuelle Bearbeiter des Vorgangs

• Sie sind der aktuelle Manager des Vorgangs

• Sie sind ein Beobachter des Vorgangs (Editor oder Leser)

• Sie haben Leserechte auf den Vorgang

Ereignisse, die eine Benachrichtigung auslösen, sind

• ein Vorgang wird erstellt

• ein oder mehrere Vorgangsattribute werden geändert

Zu den Vorgangsattributen gehören auch Pseudo-Attribute wie z.B. Kommentare.

Die ausgelöste Benachrichtigung wird noch nicht verschickt, sondern muss einen Benachrichtigungsfilter passieren. Dieser untersucht Attribute des zugehörigen Vorgangs vor und nach der Änderung und lässt passende Benachrichtigungen passieren. Diese werden dann an den Benutzer geschickt.

Eine Benachrichtigungszuweisung besteht deshalb aus einem Benachrichtigungsauslöser und einem Benachrichtigungsfilter. Sie können beliebig viele Auslöser und Filter sowie Benachrichtigungskonfigurationen erstellen.

Benachrichtigungszuweisung erstellen

Eine Benachrichtigungszuweisung besteht aus einem Benachrichtigungsauslöser und einem Benachrichtigungsfilter. Sie gilt immer für einen bestimmten Arbeitsbereich bzw. Projekt oder alle übrigen, nicht speziell konfigurierten Bereiche.

Es gibt globale und benutzerspezifische Benachrichtigungszuweisungen, Auslöser und Filter. Die benutzerspezifischen Einstellungen überschreiben die globalen.

Wichtig

Sie können keinem Benutzer Benachrichtigungen aufzwingen, er kann sie immer lokal überschreiben!

Um ihre eigenen, benutzerspezifischen Zuweisungen zu konfigurieren, gehen Sie nach Verwaltung > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen. Wenn Sie hier nichts definieren, werden die globalen Einstellungen verwendet.

Um globale Zuweisungen zu konfigurieren, gehen Sie mit Systemverwalter-Rechten nach Verwaltung > Anpassen > Benachrichtigungen.

Benachrichtigungsauslöser erstellen

Benachrichtigungsauslöser erstellen eine Benachrichtigung aufgrund von Vorgangsänderungen. Bevor eine Benachrichtigung verschickt wird, wird sie noch durch einen Filter geschickt, der die Nachricht nur durchlässt, wenn sie den Filterkriterien genügt.

Um Ihre eigenen, benutzerspezifischen Benachrichtigungsauslöser zu konfigurieren, gehen Sie nach Verwaltung > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen > Benachrichtigungsauslöser.

Bemerkung

Globale Auslöser sind für alle Benutzer sichtbar und können von ihnen als Vorlage für eigene Auslöser kopiert werden.

Um globale Auslöser zu konfigurieren, gehen Sie mit Systemverwalter-Rechten nach Verwaltung > Anpassen > Benachrichtigungen > Benachrichtigungsauslöser.

Die erste Zeile definiert den Auslöser für das Erstellen eines Vorgangs. Wenn Sie der Autor sind, wird an Sie keine BEnachrichtigung geschickt, da Sie ja wissen, dass Sie den Vorgang erstellt haben. Sind Sie allerdings Manager, Bearbeiter, Editor oder Leser für den Vorgang, wird eine Benachrichtigung ausgelöst.

Die weiteren Zeilen beziehen sich auf die Änderung des jeweiligen Vorgangsattributs. Wird z.B. die Backlog-Priorität geändert, werden Sie auf jeden Fall benachrichtigt, wenn Sie Manager oder Bearbeiter oder Editor oder Leser für diesen Vorgang sind.

Wird ein Kommentar hinzugefügt, werden Sie, wenn Sie der Manager des Vorgangs sind, nicht benachrichtigt.

Bemerkung

Die Spalte „Beobachter“ bezieht sich auf jeden, der eine Berechtigung, wie sie in Ihrem persönlichen Benutzerprofil für Erinnerungs-Benachrichtigungen definiert ist, besitzt. Normalerweise ist das nur im Zusammenspiel mit einem Benachrichtigungsfilter sinnvoll, der die Flut der Benachrichtigungen unterdrückt.

Benachrichtigungsfilter erstellen

Benachrichtigungsfilter prüfen die von einem Benachrichtigungsauslöser erzeugten Benachrichtigungen. Fällt die Prüfung positiv aus, wird die Benachrichtigung an den zugehörigen Nutzer verschickt.

Um Ihre eigenen, benutzerspezifischen Benachrichtigungsfilter zu konfigurieren, gehen Sie nach Verwaltung > Meine Einstellungen > Benachrichtigungen > Benachrichtigungsfilter.

Um globale Benachrichtigungsfilter zu konfigurieren, gehen Sie mit Systemverwalter-Rechten nach Verwaltung > Anpassen > Benachrichtigungen > Benachrichtigungsfilter.

Bemerkung

Globale Filter sind für alle Benutzer sichtbar und können von ihnen als Vorlage für eigene Filter kopiert werden.

Benachrichtigungsfilter prüfen die Attribute des Vorgangs, dessen Änderung zum Auslösen der Benachrichtigung geführt hat. Dabei können die Werte vor der Vorgangsänderung und nach der Vorgangsänderung berücksichtigt werden. So können Sie nicht nur auf absolute Werte prüfen, sondern auch auf Wertänderungen.

So können Sie z.B. nur Nachrichten durchlassen von Vorgängen, die geschlossen waren und nach der Änderung nicht mehr geschlossen sind, also wiedereröffnete Vorgänge.

Wichtig

Der Wert „aktueller Benutzer“ bezieht sich auf den Benutzer, der die durch den Filter geprüfte Benachrichtigung erhalten würde.

E-Mail-Vorlagen für Benachrichtigungen

Werden die Benachrichtigungen per E-Mail verschickt, werden dafür E-Mail-Vorlagen verwendet. Sie können diese nach Belieben anpassen.

Beispielkonfigurationen

Der folgende Benachrichtigungsfilter sorgt dafür, dass der Manager eines Vorgangs nur benachrichtigt wird, wenn ein Vorgang erledigt wurde.

Der folgende Benachrichtigungsfilter blockiert alle Benachrichtigungen an den Verfasser eines Vorgangs, solange der Vorgang noch nicht zugewiesen wurde.