Systematisch informieren#

Normen wie die ISO 9001, IATF 16949 und ISO 13485 verlangen, dass dokumentierte, qualitätsrelevante Informationen in einem Unternehmen gezielt gelenkt werden. Alle Mitarbeiter müssen im Rahmen ihrer Tätigkeit jederzeit Zugang zu solchen Informationen haben. Bei Änderungen sind alle Betroffenen aktiv zu informieren.

Allegra macht es einfach, ein solches System aufzusetzen und ohne zusätzlichen Aufwand zu betreiben.

Normenkonforme Dokumentenverwaltung#

Mit Allegra systematisieren Sie Ihre Dokumentenlenkung und ermöglichen eine normenkonforme Verwaltung Ihrer Dokumente. Sie erstellen, aktualisieren, lenken und archivieren qualitätsrelevante Dokumente wie z.B.

  • Verfahrens- und Arbeitsanweisungen

  • Qualitätsrichtlinien

  • Normen

  • Ablaufpläne

  • Checklisten

  • Formulare

  • Organisationsstrukturen

  • Stellenbeschreibungen

Durch die umfangreichen Strukturierungsmöglichkeitn in Allegra mit verschachtelbaren Arbeitsbereichen, Ordnern und der rollenbasierten Zugriffssteuerung legen Sie genau fest, wer was mit den Dokumenten machen darf. Und für multilinguale Arbeitsumgebungen kann alles mehrsprachig organisiert werden.

Workflow-basierte Freigabeprozesse#

Mit Hilfe von Workflows bestimmen Sie wer ein bestimmtes Dokument bearbeiten, überprüfen oder freigeben darf. Workflows sind mit Dokumenttypen assoziiert, so dass ein Dokument eines bestimmten Typs immer durch den vorgegebenen Workflow läuft.

Per E-Mail, Chat oder In-App-Benachrichtigungen werden die Verantwortlichen informiert, wenn ihre Freigabe oder anderweitige Bearbeitung eines Vorgangs ansteht.

Versionierung#

Die Entstehungsgeschichte eines Dokuments lässt sich über seine Versionsgeschichte nachvollziehen. Ist ein Dokument oder eine Sammlung von Dokumenten freigegeben, wird eine Baseline mit einem Marker erstellt. Dazu wird eine Kopie des aktuellen Zustands des Arbeitsbereichs erstellt, die nicht mehr veränderbar ist.

Über Branches können Sie parallel an verschiedenen Ausgaben desselben Dokuments arbeiten. So können Sie z.B. in der aktuell gültigen und freigegebenen Version Fehler beheben und gleichzeitig eine neue Ausgabe des Dokuments in einem anderen Branch erstellen (siehe Prozessbeschreibungen).

Implementierung#

Um eine normengerechte Dokumentenlenkung zu implementieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie für jeden Dokumenttyp mit einem eigenen Workflow einen neuen Vorgangstyp mit dem Typflag „Dokument“.

  2. Fügen Sie die neuen Vorgangstypen den Bereichstypen hinzu, in denen Sie sie brauchen.

  3. Schränken Sie in der Bereichstyp-Konfiguration die Zustände für die neuen Vorgangstypen ein bzw. definieren Sie bei Bedarf neue Zustände für die Dokumentenlenkung.

  4. Definieren Sie alle für die Dokumentenlenkung notwendigen Workflows und weisen Sie diese den entsprechenden Vorgangstypen zu.

  5. Aktivieren Sie für alle Bereiche, in denen Sie Dokumente lenken wollen, die Versionierung.

Danach sollten Sie über das Allegra Wiki die Vorschriften der einschlägigen Normen betreffs der Dokumentenlenkung erfüllen können.