Prozessbeschreibungen#
Ein wichtiger Bestandteil jedes Qualitätsmanagement-Systems sind die Prozess- und Verfahrensbeschreibungen sowie die internen Normen eines Unternehmens. Diese Dokumente müssen allen Beteiligten jederzeit zugänglich sein, einem Freigabeprozess unterworfen sein sowie einer Versionierungskontrolle unterliegen. In multinationalen Unternehmen sollte sichergestellt sein, dass diese Dokumente mehrsprachig zur Verfügung stehen.
Sehr hilfreich ist es auch, wenn schon Dokumentvorlegen für wichtige, immer wieder zu erstellende Dokumente zur Verfügung stehen, wie z.B. ein Projekthandbuch, ein Lastenheft oder ein Pflichtenheft.
Es muss möglich sein, verschiedene Dokumentversionen parallel zu halten, z.B.
die aktuell gültige und freigegebene Version
eine frühere Version
eine neue, noch nicht freigegebene Version
Alle diese Leistungsmerkmale werden von Allegra erfüllt. Allegra eignet sich damit gut für die umfassende Beschreibung von Prozessen, Verfahren und Normen im Zusammenhang mit einem Qualitätsmanagement-System.
Implementierung#
Für die Verwaltung von Prozessbeschreibungen bietet es sich an, einen eigenen Bereichstyp anzulegen, in dem Dokumentenordner, Dokumente und Dokumentabschnitte als Vorgangstypen aktiviert sind.
Schritt 1: Arbeitsbereichstyp mit Versionierung konfigurieren#
Im ersten Schritt schalten Sie für den entsprechenden Bereichstyp das Leistungsmerkmal “Versionierung” ein.
Die implizite Versionierung führt dazu, dass untergeordnete Vorgänge eines Dokument automatisch eine neue Version erhalten, wenn das Dokument selbst eine neue Version erhält. Typischerweise betrifft das Dokumentabschnitte und eingebettete Vorgänge. Neue Versionen solcher Vorgänge können dann nicht direkt (explizit) erstellt werden, sondern nur indirekt über die (explizite) einer neuen Version des übergeordneten Dokuments.
Schritt 2: Vorgangstypen für Versionierung konfigurieren#
Im zweiten Schritt legen Sie für den Arbeitsbereichstyp und die entsprechenden Vorgangstypen fest, welche Vorgangsattribute versioniert werden sollen und nach welcher Methode (explizit oder implizit).
Die implizite Versionierung führt dazu, dass untergeordnete Vorgänge eines Dokuments automatisch eine neue Version erhalten, wenn das Dokument selbst eine neue Version erhält. Typischerweise betrifft das Dokumentabschnitte und eingebettete Vorgänge. Neue Versionen solcher Vorgänge können dann nicht direkt (explizit) erstellt werden, sondern nur indirekt über die (explizite) Erstellung einer neuen Version des übergeordneten Dokuments.
Wie auch bei anderen Einstellungen werden die Versionierungseinstellungen nach unten zu den mehr spezifischen Konfigurationen hin vererbt.
Schritt 3: Arbeitsbereich für Versionierung konfigurieren#
Im letzten Konfigurationsschritt schalten Sie für einen konkreten Arbeitsbereich die Versionierung ein.
