So funktioniert Allegra

Lesen Sie unbedingt diese kurze Einführung! Sie ersparen sich damit später viel Zeit und werden sofort produktiv mit dem System arbeiten können.

Systemübersicht

Die folgende Abbildung gibt eine Übersicht über die Systemstruktur. Kurz und allgemein gefasst: mit Allegra verwalten

• Benutzer

• Vorgänge

• in Bereichen.

Dazu verwenden sie je nach Aufgabenstellung verschiedene Apps.

Allegra Systemstruktur

Für Projektmanager entspricht ein Bereich einem Projekt oder Teilprojekt. Für Servicemanager oder IT-Support entspricht ein Bereich einem Servicedesk oder einem Helpdesk.

Benutzer haben Zugang zu Bereichen oder gehören zu einem Projektteam, indem ihnen für diesen Bereich eine Rolle zugewiesen wird.

Vorgänge sind die eigentlichen zu verwaltenden Elemente. Das können z.B. Aufgaben sein, Anfragen oder Bewerbungen.

Apps bieten für den jeweiligen Anwendungszweck eine passende Perspektive mit entsprechenden Darstellungen und Werkzeugen. So gibt es z.B. für das Projektmanagement eine App mit Gantt-Diagramm und Ressourcen-Darstellung.

Im folgenden betrachten wir diese Begriffe etwas näher.

Bereiche

Bereiche sind in Allegra die oberste Organisationsebene, innerhalb derer Vorgänge verwaltet werden. Ein Vorgang gehört immer zu genau einem Bereich. Je nach Kontext heißen Bereiche auch „Desk“ (für Helpdesk-Anwendungen), „Projekt“ (für Projektmanagement-Anwendungen) oder einfach „Bereich“ für die Organisation von Geschäftsfeldern, Standorten, Organisationseinheiten und mehr.

Bereiche und Vorgänge

Bereiche können verschachtelt werden, z.B. um Teilprojekte abzubilden. Bereiche haben einen Bereichstyp wie z.B. „Helpdesk“, „Personalverwaltung“, „Softwareentwicklung“ oder „Hardwareentwicklung“. Der Bereichstyp bestimmt viele Eigenschaften der zugehörigen Bereiche wie z.B. die Eingabemasken und Workflows.

Vorgänge

Die Elemente, mit denen Sie in Allegra vorwiegend arbeiten, nennen wir Vorgänge. In anderen Systemen nennt man sie auch „Tickets“, „Aufgaben“, „Issues“ oder „Bugs“. Der Vorgangstyp eines Vorgangs bestimmt sein Verhalten und seine Darstellung. So muss z.B. eine Anforderung andere Attribute als eine Problemmeldung haben, und eine planbare Aufgabe muss ein Anfangsdatum und ein Enddatum haben, während z.B. ein nicht planbarer Aktionspunkt nur einen Fälligkeitstermin benötigt.

Beispiele für Vorgangstypen

Rollen und Berechtigungen

Mit Rollen oder genauer Bereichsrollen wird der Zugang zu den Bereichen gesteuert. Die Bereichsrollen definieren, was erlaubt ist. So gibt es zum Beispiel eine Berechtigung, Vorgänge anzulegen oder die Vorgänge anderer Nutzer zu lesen.

Neben Bereichsrollen gibt es noch Systemrollen. Diese bestimmen, was Sie im System tun können und welche Menüpunkte Sie dort zur Verfügung haben. Es gibt z.B. eine Systemrolle für Systemverwalter und für Gast-Nutzer.

Rollen und Berechtigungen

Anwendungen (Apps)

Allegra ist sehr vielseitig. Um die verschiedenen Anwendungsfälle gut abzudecken, bietet das System unterschiedliche Apps an. Innerhalb einer App kann es wieder unterschiedliche Darstellungen geben. So gibt es z.B. eine App für Aufgabenmanagement mit Darstellungsformen als flache Liste, Work Breakdown Structure und Taskboard.

Unabhängig von der App sind es immer dieselben Vorgänge und Informationen, die präsentiert werden. Je nach App werden aber Dinge ausgeblendet oder unterschiedlich dargestellt. So werden in der Aufgabenmanagement-App Vorgänge vom Vorgangstyp „Dokument“ standardmäßig nicht gezeigt, und in der Wiki-App keine Vorgänge außer Dokumenten, Ordnern und Dokumentabschnitten.