Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist die Grundlage für jeden Projektplan.

Ein Projektstrukturplan beantwortet im Rahmen des gesamten Planungsprozesses die Frage, was zu tun ist. Je nach Methode nennt man diese Strukturierung eines Projektvorhabens in einzelne Elemente Projektstrukturplan ( DIN 69901-5) , Produktstrukturplan ( PRINCE2) oder Work Breakdown Structure ( PMBOK® Guide 2017).

Allen diesen Plänen ist gleich, dass sie alle Elemente eines Projekts und ihre Beziehungen zueinander umfassen. Die Elemente werden hierarchisch in einer Baumstruktur angeordnet, ohne eine Aussage über den genauen zeitlichen Verlauf der Abarbeitung.

Auf der Basis dieses „Plans der Pläne“ werden in den späteren Planungsstufen die Termin- und Ablaufplanung, die Ressourcen-Planung und die Kostenplanung adressiert.

Die Strukturierung eines Projektstrukturplans (PSP) erfolgt nach DIN69901-5 mit drei Arten von Elementen:

• Teilprojekte

• Teilaufgaben

• Arbeitspakete

Teilprojekte ermöglichen es, innerhalb eines Gesamtprojekts unterschiedliche Prozessmodelle zu nutzen. So kann es z.B. sinnvoll sein, für die Entwicklung einer Elektronik in einem Teilprojekt eine klassische Wasserfall-Methode zu nutzen und für die zugehörige Softwareentwicklung in einem Teilprojekt mit agilen Methoden zu arbeiten. In Allegra können Sie dazu hierarchische Bereichs-Strukturen mit unterschiedlichen Bereichstypen verwenden.

Teilaufgaben sind Elemente, die im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden können. In Allegra nennen wir Teilaufgaben „Elternvorgänge“ oder „Sammelvorgänge“.

Arbeitspakete stellen die unterste Ebene eines Projektstrukturplans dar und können im weiteren Planungsprozess in Vorgänge oder Aufgaben gegliedert werden. Auch Arbeitspakete modellieren wir in Allegra als „Elternvorgänge“.

In dieser Form erscheint der Projektstrukturplan aktivitätsorientiert mit einem Fokus auf die Tätigkeiten und weniger die Ergebnisse. Ein Produkt­strukturplan betont die Ergebnisse, während eine Work Breakdown Structure die Kombination von Tätigkeit und nachprüfbarem Ergebnis verlangt.

Vorgänge finden

Um einen Projektstrukturplan bzw. Produktstrukturplan erstellen zu können, müssen Sie zunächst die dazu gehörenden Elemente finden. In Allegra nennen wir solche Elemente „Vorgänge“. Dabei stellen Sie sich zwei Zeitpunkte vor: Die Ausgangssituation und die Endsituation. Lässt sich die Endsituation durch Objekte beschreiben, die im Laufe des Projekts entstehen sollen, zerlegen Sie diese Objekte in Teilobjekte. Die Teilobjekte zerlegen Sie weiter, wenn sie nicht zugekauft oder primitiv sind. Sie erstellen den Plan also ** produktorientiert**.

Handelt es sich bei den Projekten um solche mit einem stark aktivitätsorientierten Charakter wie zum Beispiel ein Umzug, sammeln Sie die Aktivitäten und versuchen, sie zu kategorisieren. Bei einem Umzug bieten sich z.B. die Räume als oberste Kategorieebene an.

Das Sammeln der Elemente für das Projekt oder Teilprojekt kann durch Mindmapping oder Brainstorming unterstützt werden.

Element im Projektstrukturplan anordnen

Wie ordnen Sie nun die Elemente für ihren Strukturplan? Für den Projektstrukturplan gibt es nach DIN 69901 drei Vorschläge, um abhängig von der Art des Projektes zu einer guten Struktur zu kommen:

• Objektorientierte Gliederung

• Funktionsorientierte Gliederung

• Zeitorientierte Gliederung

Im folgenden gehen wir diese Prinzipien anhand eines Beispiels durch, dem Bau einer kleinen Werkstatt.

Objektorientierte Gliederung

Diese Vorgehensweise ist am besten, wenn das Projektziel ein konkretes Objekt ist wie z.B. eine Garage, ein Bürogebäude oder ein Gasbrenner. Die objektorientierte Strukturierung ergibt einen Plan, der einem Produktstrukturplan nach PRINCE2 sehr ähnlich ist.

Der Vorteil gegenüber einer funktionsorientierten Vorgehensweise liegt in der besseren Nachvollziehbarkeit während der Projektdurchführung. Ein Ergebnis ist einfacher zu prüfen als Aktivitäten. Die Prozessprüfung erfordert im Grunde eine Begleitung des Projektes in Echtzeit, während die Prüfung anhand der Prozessergebnisse problemlos viel später erfolgen kann.

Ein objektorientiert gegliederter Projektstrukturplan ist im Prinzip ein Produktstrukturplan, wenn man nicht nur die Endprodukte sieht, sondern auch Zwischenprodukte wie z.B. Designdokumente oder Prüfberichte.

Funktionsorientierte Gliederung

Die funktionsorientierte Gliederung ist am besten, wenn das Projekt anschaulicher durch die durchzuführenden Aktivitäten bzw. Arbeitspakete als durch die Ergebnisse der Aktivitäten beschrieben werden kann. So könnten Sie zum Beispiel für einen Umzug zwar beschreiben, wie das Ergebnis auszusehen hat. Dabei entgeht Ihnen aber das Wesentliche, nämlich der Umzug der Objekte vom Ausgangsort zum Zielort.

Zum Vergleich ist in der nächsten Abbildung der funktionsorientierten Projektstrukturplan für einen Werkstattneubau aufgestellt. Anders als bei einem Umzug ist in diesem Fall auch ein funktionsorientierter Ansatz möglich.

Zeitorientierte Gliederung

Bei einer zeitorientierten Strukturierung erstellen Sie den Plan direkt aus den notwendigen Aufgaben. Dazu überlegen Sie sich den Ablauf des Projekts, d.h. was eins nach dem anderen getan werden muss. Diese Aktivitäten schreiben Sie auf eine Liste oder geben sie direkt im System ein. Wird die Liste länger, gliedern Sie den Ablauf in Phasen. Bei einem Umzug könnten Sie zum Beispiel für jedes Zimmer eine Phase vorsehen und darunter Phasen für Möbel und Kleinkram.

Welches Gliederungsprinzip anwenden?

Die Wahl des Gliederungsprinzip ist von der Art des Projekts abhängig. Wenn immer möglich sollten Sie die objektorientierte Vorgehensweise bevorzugen und nur, wenn das nicht passt, die funktionsorientierte Methodik. Die funktionsorientierte Strukturierung bietet sich in Projekten an, wenn das Projekt anschaulicher durch seine Aktivitäten als durch die Ergebnisse der Aktivitäten beschrieben werden kann.

Kodierung im Projektstrukturplan

Um die einzelnen Element im Projektstrukturplan eindeutig identifizieren zu können, ist ex wichtig, dass sie einen Code erhalten. Damit können später Aufwände, Ressourcen oder Änderungen immer eindeutig einem Arbeitspaket zuordnen zu können. Die Kodierung muss die hierarchische Position des Elements widerspiegeln. Es werden verschiedene Arten der Kodierung unterschieden:

• Numerische Kodierung: Nutzung von Ziffern, z.B. 1, 1.1, 1.1.2…

• Alphabetische Kodierung: Nutzung von Buchstaben, z.B. A, AA, AB, …

• Alphanumerische Kodierung: Mischung aus Zahlen und Buchstaben, z.B. A, A1, A.1.1 …

• Dekadische Kodierung: Ziffern im 10er-Format, z.B. 1000, 1100, 1110 …

Allegra verwendet immer und automatisch die numerische Kodierung. Beachten Sie, dass ein Vorgang einen anderen Code erhält, wenn sich seine Position im Strukturplan ändert.

Wie detailliert müssen Sie planen?

Eine große Herausforderung bei der Erstellung eines Projektstrukturplans ist es, den richtigen Detaillierungsgrad zu finden. Es wäre unsinnig, frühzeitig im Projekt Schritte zu planen, die von vielen Randbedingungen abhängen und bei denen in keiner Weise vorhersehbar ist, wie diese Bedingungen zur Zeit der Realisierung des Plans aussehen werden.

Als Daumenregel sollten Arbeitspakete auf der untersten Ebene nicht länger dauern, als der Abstand zwischen den regelmäßigen Projektbesprechungen. Dadurch können Abweichungen spätestens in der übernächsten Besprechung erkannt werden.