Umgang mit eingehenden E-Mails#

Das Allegra-System kann E-Mails aus Mailboxen (POP3 und IMAP) lesen und daraus entweder neue Vorgänge erstellen oder Kommentare zu vorhandenen Vorgängen hinzufügen.

Sie können das Allegra-System zentral für das System mit einem E-Mail-Konto verbinden. Sie können auch jedem Bereich ein E-Mail-Konto zuweisen. Allegra wird sich wie jeder andere normale E-Mail-Client wie Outlook, Lotus oder Thunderbird in Richtung des E-Mail-Servers verhalten.

Wenn Sie möchten, kann Allegra E-Mails aus einem Postfach lesen und entweder neue Vorgänge erstellen oder Kommentare zu vorhandenen Vorgängen hinzufügen. Beim Erstellen neuer Vorgänge wird das Subjekt zum Vorgangs-Titel, der Body der E-Mail wird zur Vorgangs-Beschreibung, und alle Anhänge sind an den Vorgang angehängt. Sie können kontrollieren, wer Vorgänge per E-Mails erstellen kann.

Basierend auf Markern in der Betreffzeile kann Allegra erkennen, ob ein Vorgang bereits vorhanden ist. In diesem Fall wird die E-Mail als Kommentar zum vorhandenen Vorgang hinzugefügt. Im folgenden wird der Prozess beim Empfang einer E-Mail erklärt:

Ein cron-Job started den Bearbeitungsprozess.
Die E-Mail-Konfiguration wird geprüft. Falls es gravierende Fehler gibt, erscheinen diese im Log und falls möglich als Antwort-E-Mail.
Falls nur im System bekannte Absender zugelassen sind, werden Nachrichten unbekannter Absender zurückgewiesen.
Die Absender-Adresse wird gegen das Pattern zulässiger E-Mail-Adressen in der Serverkonfiguration, Reiter „Eingehende E-Mails“, geprüft. Dieses Pattern wird auch benutzt für die projekt-spezifischen E-Mail-Boxen, selbst wenn die System-Mailbox ausgeschaltet ist. Zum Setzen des Patterns muss man kurzzeitig die eingehende E-Mail aktivieren, kann sie danach aber wieder deaktivieren.
Die Betreff-Zeile wird geprüft; sie darf nicht leer sein.
Es wird auf Standard-E-Mail-Fehler-Codes geprüft. Solche E-Mails werden kommentarlos verworfen.
Die E-Mail wird mit dem Groovy-Skript EmailGuardScript bearbeitet.
Die E-Mail wird mit dem Groovy-Skript EmailActivityScript bearbeitet.
Ist die Absenderadresse in Allegra als Nutzer bekannt, wird der Absender als Verfasser eingesetzt. Ansonsten wird je nach Konfiguration ein neuer Nutzer angelegt und eingesetzt oder der „guest“-Nutzer wird als Verfasser eingesetzt.
CC-Einträge der E-Mail werden je nach Einstellung der Eigenschaften
- item.emailReceived.addCcAsEditor=true
- item.emailReceived.addCcAsReader=true
als Editor oder Leser angelegt.