Benachrichtigungen aus Workflows

Die Allegra Workflow Engine kann von sich aus das Verschicken von E-Mails veranlassen. Dabei können Vorlagen vom Typ „Item changed“ verwendet werden. Der Workflow bezieht sich immer auf einen konkreten Vorgang.

Festlegung der Empfänger

Das Verschicken einer E-Mail ist immer mit einem Zustandsübergang (auch auf denselben Zustand) verknüpft. Die E-Mail kann an eine Benutzergruppe, einen Benutzer oder Platzhalter gehen.

Folgende Platzhalter werden unterstützt:

Platzhalter	Beschreibung
$(Author)	Verfasser des Vorgangs
$(Responsible)	Bearbeiter des Vorgangs
$(Manager)	MAnager des Vorgangs
$(Editor)	Alle Editoren des Vorgangs
$(Reader)	Alle Leser des Vorgangs
$(Submitter e-mail)	Die Absenderadresse der E-Mail, von der dieser Vorgang erstellt wurde

Anwendungen

Allegra verschickt auch ohne Workflows Benachrichtigungen, wenn ein Vorgang geändert wird. E-Mails von Workflows zu verschicken bietet sich deshalb vor allem an

• im Zusammenhang mit Eskalationen

• zur Information bei einem ganz bestimmten Zustandsübergang (z.B. schließen)

Mit einer Eskalation können Sie z.B. eine Erinnerungs-E-Mail verschicken, wenn ein Vorgang längere Zeit nicht geändert wurde.

Sie können auch einen Stellvertreter des Bearbeiters informieren, wenn ein Vorgang länger im selben Zustand verharrte.

Oder Sie schließen einen alten Vorgang automatisch, informieren dabei aber den Verfasser.