Erinnerungen

Allegra kann Benutzer per E-Mail, im Browser und via Slack auf demnächst fällige oder schon überfällige Vorgänge aufmerksam machen. Sie können einstellen, an welchen Wochentagen und wie viele Tage im Voraus Sie erinnert werden möchten. Diese Einstellungen gelten für alle Vorgänge gleich. Möchten Sie Vorgangs-individuelle Erinnerungen erhalten, legen Sie einen solchen Vorgang in Ihre persönliche Ablage individuelle Wiedervorlage.

Die allgemeinen Erinnerungen stellen Sie in Ihrem Profil ein. Diese Art Erinnerungen bezieht sich auf das Vorgangsattribut Ende, d.h. das Fälligkeitsdatum eines Vorgangs.

Für eine individuelle Wiedervorlage ziehen Sie die zu erinnernden Vorgänge in der Vorgangsübersicht in Persönliche Ablage> Wiedervorlage.

Allgemeine Erinnerungseinstellung

Für die allgemeinen Erinnerungen werden alle offenen, nicht erledigten Vorgänge des Nutzers in einer der RACI-Rollen (Verfasser, Bearbeiter, Manager, Beobachter) berücksichtigt. Sie können die Rollen begrenzen, die Sie für einen Vorgang haben müssen, um benachrichtigt zu werden. Sie können auch eine Einschränkung hinsichtlich der Priorität und Auswirkung eines Vorgangs machen, damit dieser für eine Benachrichtigung in Frage kommt.

Sie können festlegen, mit welcher Vorlaufzeit und an welchen Wochentagen Sie benachrichtigt werden wollen.

Nehmen wir an, ein Vorgang ist am Dienstag, dem 24. April fällig und Sie haben ihr Profil so eingestellt, dass Erinnerungen nur montags verschickt werden. Wenn Sie die Vorlaufzeit auf zehn Tage einstellen, erhalten Sie eine Erinnerung am Montag, dem 16. April. In diesem Beispiel könnten Sie also im schlechtesten Fall erst drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum des Vorgangs erhalten.

Die folgende Abbildung illustriert den Fall, dass ein Vorgang freitags fällig ist und Erinnerungen nur montags und donnerstags verschickt werden. Mit einer Vorlaufzeit von drei Tagen wird die Erinnerung erst einen Tag vorher, also am Donnerstag verschickt.

Individuelle Wiedervorlage

Um einen Vorgang mit einem individuellen Wiedervorlagetermin zu versehen, ziehen Sie ihn Vorgangsübersicht auf Persönliche Ablage> Wiedervorlage. Geben Sie das Datum ein und speichern Sie den Vorgang bzw. die Vorgänge.

Um die Wiedervorlage von Vorgängen zu entfernen, ziehen Sie diese auf Persönliche Ablage> Abfall.

Vorlagentyp	Ereignis
Reminder	Globale Erinnerung an fällige Vorgänge
Item reminder	Vorgangsbezogene Wiedervorlage