E-Mail-Filterskripte für Kundenportal

E-Mail-Filterskripte für Kundenportal#

Allegra kann Vorgänge und Kommentare zu Vorgängen aus E-Mails erstellen. Das System selbst versucht weitgehend, E-Mail-Schleifen zu verhindern. Darüber hinaus ist es möglich, E-Mails auf bestimmte Inhalte zu untersuchen und die Erstellung von unerwünschten Vorgängen zu unterdrücken. Sie können auch sich wiederholende Texte und Anhänge, wie manche Orgnisationen sie in ihren Signaturen und Disclaimern verwenden, vor dem Anlegen von Vorgängen oder Kommentaren entfernen.

E-Mail-Filterskripte verwalten#

Um E-Mail-Filterskripte zu verwalten, gehen Sie in der Perspektive „Verwaltung“ > Anpassen > Skripte. Dort finden Sie mindestens drei Skripte:

  • Ein Parameter-Datensatz EmailSubjectRejectRegexps

  • Ein Parameter-Datensatz EmailBodyCutRegexps

  • Ein Parameter-Datensatz EmailAttachmentRemoveRegexps

Diese Datensätze sind keine Skripte im eigentlichen Sinn, sondern werden als Parameter einer im System eingebauten Filterung verwendet. Sie werden im folgenden erklärt. Die Datensätze können nicht umbenannt werden. Sie verwenden sogenannte „reguläre Ausdrücke“. Mehr Informationen zu regulären Ausdrücken finden Sie z.B. unter https://wiki.selfhtml.org/wiki/Regulärer_Ausdruck.

E-Mail-Betreff prüfen#

Mit diesem Datensatz namens EmailSubjectRejectRegexps können Sie z.B. ddas Anlegen von Vorgängen auf Grund von Abwesenheitsnachrichten unterdrücken und Mail-Schleifen verhindern. Dazu definieren Sie reguläre Ausdrücke, die auf den „Betreff“ eingehender E-Mails angewendet werden. Passt ein regulärer Ausdruck, wird die E-Mail verworfen.

Die Ausdrücke ignorieren Groß- und Kleinschreibung. Kommentarzeilen beginnen mit einem Doppelkreuz “#”. Pro Zeile darf nur ein regulärer Ausdruck angegeben werden.

Beispiel:

# Kommentar
automatic answer
out of.*?office
out of.*?house
Automatische Antwort
ausser Haus

Wenn Sie den Datensatz umbenennen, wird er inaktiv. Das kann zu unerwünschten E-Mail-Schleifen führen. Dieser Datensatz versucht zu verhindern, dass Vorgänge aufgrund von Abwesenheitsnotizen angelegt werden.

Entfernen von E-Mail-Text#

Dieser Datensatz namens EmailBodyCutRegexps enthält eine Reihe von Zeilen mit regulären Ausdrücken. Passt einer der Ausdrücke auf einen Teil des E-Mail-Haupt-Textes (Body), wird dieser Teil entfernt.

Die Ausdrücke ignorieren Groß- und Kleinschreibung sowie Zeilenumbrüche. Kommentarzeilen beginnen mit einem Doppelkreuz “#”. Pro Zeile darf ein regulärer Ausdruck angegeben werden.

Im folgenden Beispiel wird der Disclaimer-Text am Ende einer E-Mail entfernt, wenn er mit dem Text “This e-mail may contain confidential” beginnt und mit dem Text “We thank you for your cooperation.” endet.

# Kommentar
This\s*e-mail\s*may\s*contain\s*confidential.*?We\s*thank\s*you\s*for\s*your\s*cooperation\.

Wenn Sie den Datensatz umbenennen, wird er inaktiv.

Anhänge aus E-Mail entfernen#

Dieser Datensatz namens EmailAttachmentRemoveRegexps erlaubt es, Anhänge wie z.B. Firmenlogos in der Signatur zu entfernen, bevor die E-Mail als Vorgang angelegt wird bzw. als Kommentar gespeichert wird.

Allegra bietet drei Möglichkeiten, Anhänge oder Verweise darauf zu filtern:

  • nach Dateinamen

  • Verweise auf Anhänge

  • Hashcode eines Anhangs

Sie definieren die Muster jeweils nach den Zeilen mit den Markern “#fileNames:”, “#referencePatterns:” oder “#fileHashes:”. Findet das System einen Anhang, dessen Dateiname mit einem regulären Ausdruck übereinstimmt, wird dieser Anhang nicht gespeichert. Bei den Dateinamenmustern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Um auch die Verweise auf zu entfernende Bildanhänge innerhalb des E-Mail-Haupttextes zu löschen, geben Sie nach dem Marker “#referencePatterns:” Referenzmuster an. Der $cid-Teil wird dynamisch mit dem aktuellen cid-Wert entfernt. Jede Zeile darunter sollte einen regulären Ausdruck bis zum nächsten Marker enthalten.

Es kann sein, dass ein E-Mail-Client den Namen einer eingebetteten Datei in einen generischen Namen ändert. In diesem Fall können Sie die Datei nicht anhand des Namens identifizieren.

Hier hilft Ihnen die “#fileHashes:”-Funktion. Nach dem Marker “#fileHashes:” legen Sie eine Liste mit einem Hashcode pro Zeile für jede Datei an, die nicht als Anhang hinzugefügt werden soll.

Bemerkung

Sie können einen Hash für eine Datei beim Editieren eines Vorgangs mit diesem Anhang abrufen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Anhang des Vorgangs klicken und “Datei-Hashcode” auswählen.

# Kommentar
#fileNamePatterns:
track.*\.png
#referencePatterns:
<a href=\"#\".*?><img.*?src=\"cid:$cid\".*?><\/a>
#fileHashes:
#mailLogo
327623B4C0F43950325B56353D431EBB
#tracklogo
B01CAF8D877E5551AA694897A4C29C36
#reportLogo
5053A46D4188920C77578FE8B75D
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