Ausgehende E-Mail-Verbindung

Ausgehende E-Mail-Verbindung#

Allegra kann Benutzer per E-Mail informieren, wenn es im System wichtige, den Benutzer interessierende Ereignisse gegeben hat. Dazu muss Allegra mit einem SMTP-Server verbunden werden, genau wie ein gewöhnliches E-Mail-Programm wie Thunderbird oder Outlook.

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Das Allegra-System kann E-Mails an seine Benutzer senden. Für alle System-generierten E-Mails, wie Erinnerungs-E-Mails oder Passwort-E-Mails, nutzt Allegra als Absenderadresse („Sent from“) seine eigene E-Mail-Adresse.

Für vom Benutzer ausgelöste E-Mails wie beim Ändern eines Vorgangs können Sie entscheiden, ob als Absenderadresse die E-Mail-Adresse des jeweiligen Benutzers verwendet wird oder die Allegra-Systemadresse. Sie müssen die Allegra-Systemadresse verwenden, wenn Antworten auf eigene E-Mails als Kommentare zu Vorgängen hinzugefügt werden sollen.

Wenn Sie die Einreichung von Vorgängen per E-Mail nicht aktivieren möchten, muss diese E-Mail-Adresse nicht unbedingt einen echten E-Mail-Posteingang haben, sondern es genügt eine fiktive „virtuelle“ E-Mail-Adresse.

Wenn Sie zulassen wollen, dass per E-Mail Vorgänge erstellt werden können, muss ein echter E-Mail-Posteingang mit der Allegra System-E-Mail-Adresse verknüpft sein.

Alle E-Mails direkt vom Allegra-System werden als „von“-Adresse die Allegra-System-E-Mail-Adresse haben und als „von“ den Namen des Servers. Zum Beispiel würde eine solche E-Mail aus „Ihr Server“ <yourserver@yourdomain.com> kommen.

SMTP Servername#

Um E-Mails zu senden, muss Allegra Zugriff auf einen SMTP-E-Mail-Server haben. Dieser E-Mail-Server kann sich auf demselben Rechner befinden wie Allegra, oder kann überall platziert werden, solange er direkt erreicht werden kann. Zum Beispiel ist es gut möglich, einen SMTP-Server im Internet zu benutzen.

In der Regel würden Sie hier die gleichen Parameter eingeben, die Sie in Ihrer normalen E-Mail-Client-Software verwenden. Sie sollten nicht das gleiche Konto verwenden, da dies zu Zugriffskonflikten je nach dem Authentifizierungsschema führen kann, das Sie verwenden.

Verschlüsselte Verbindungen#

Sie können eine verschlüsselte Verbindung zwischen Ihrem Allegra-Server und Ihren SMTP-E-Mail-Server verwenden. Sie können zwischen „SSL“, „TLS“ und „TLS falls vorhanden“ wählen.

Für verschlüsselte Verbindungen müssen Sie zunächst ein Zertifikat von Ihrem SMTP-Server in den lokalen Keystore Ihres Allegra-Servers importieren. Wie das geht, ist unter „Verwenden von SSL- und TLS-Verschlüsselung auf E-Mail- und LDAP-Verbindungen“ erklärt.

SMTP-Authentifizierung#

Allegra bietet vier Möglichkeiten, wie Sie sich bei einem SMTP-Server authentifizieren können:

  • Keine Authentifizierung

  • Mit einem speziellen Benutzernamen und Passwort für den SMTP-Server

  • Mit dem gleichen Benutzernamen und Passwort wie für den eingehenden Mailbox-Server

  • Indem Sie sich zuerst mit dem eingehenden Mailbox-Server verbinden

SMTP Benutzername und Kennwort#

Viele SMTP-Server benötigen eine Benutzerauthentifizierung, bevor sie etwas senden können. Einige Firmen-Intranet-SMTP-Server wurden möglicherweise so konfiguriert, dass sie ohne Authentifizierung verwendet werden können. Wenn Sie sich mit einer Benutzer / Passwort-Kombination auf Ihrem SMTP-Server authentifizieren müssen, geben Sie hier den Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“, um das Kennwort zu löschen. Wenn Sie kein Kennwort eingeben, wird das alte beibehalten. ACHTUNG: Einige SMTP-Server erlauben es nicht, dass die „From“ -Adresse nicht mit dem SMTP-Benutzernamen übereinstimmt. In diesem Fall sind Sie gezwungen, das Kontrollkästchen „Allegra von-Adresse verwenden“ zu markieren.

Mail-Kodierung#

Allegra kann E-Mails in einer Vielzahl von Kodierungen senden. Hier legen Sie die Kodierung so fest, dass sie mit Ihren Benutzern übereinstimmt. Mittlerweile unterstützen fast alle Mail-Clients Unicode (UTF8-Kodierung). Diese Kodierung funktioniert mit jeder Sprache. Die Einstellung hier ist in der Regel die gleiche wie in Ihrer E-Mail-Client Einstellung. Für westliche Sprachen funktioniert auch „ISO-8859-1“ in der Regel gut.

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SMTP Serverport#

Normalerweise ist es ratsam, den Standard-Port-Satz (25) zu belassen, da viele SMTP-Server diesen Port benutzen. Wenn sich Ihr SMTP-Server außerhalb Ihres Firmen-Intranets befindet, muss die Firewall geöffnet sein, um den Verkehr auf dem hier konfigurierten Port zuzulassen. Falls Sie eine SSL- oder TLS-verschlüsselte Verbindung verwenden, ist der Standard-Port 465.

E-Mails vom System- oder Benutzerkonto verschicken#

Für Ereignisse, die von Benutzern generiert werden, kann Allegra E-Mails entweder unter dem Namen des Nutzers senden (z.B. von: „Joe.Doe@doeJones.com“) oder unter einer eigenen E-Mail-Adresse (z.B. von: „Tracksystem@doeJones.com“). Sie können diesen Parameter wie gewünscht einstellen. Allerdings erfordern einige SMTP-Server, dass die „From“ -Adresse mit dem SMTP-Benutzernamen übereinstimmt. In diesem Fall sind Sie gezwungen, diese Box zu markieren.

Konfiguration testen#

Sie können Ihre E-Mail-Adresse in das dafür vorgesehene Feld eingeben und eine E-Mail von Allegra aus verschicken, um zu überprüfen, ob die Konfiguration funktioniert.

Begrenzung der Anzahl der Verbindungen#

Einige SMTP-Server akzeptieren nur wenige Verbindungen vom selben Client. Um die Anzahl der gleichzeitigen SMTP-Verbindungen von Allegra aus zu begrenzen, setzen Sie die folgende Eigenschaft in den erweiterten Eigenschaften (Reiter „Verschiedenes > Erweiterte Einstellungen bearbeiten“:

maxNoOfSMTPConnections=10

Sie müssen nach dieser Änderung den Server neu starten.

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