Das Grundprinzip: Vorgänge in Bereichen#
Allegra basiert auf einem einfachen Prinzip:
Je nach Aufgabe arbeiten Sie mit verschiedenen Apps.
Für Projektmanager entspricht ein Bereich einem Projekt oder Teilprojekt.
Für Servicemanager oder IT-Support entspricht ein Bereich einem Service- oder Helpdesk.
Benutzer erhalten über Rollen Zugang zu Bereichen oder zu einem Projektteam. Vorgänge sind die eigentlichen Arbeitsobjekte — etwa Aufgaben, Anfragen oder Bewerbungen. Apps bieten je nach Anwendungsfall eine passende Perspektive mit den dafür sinnvollen Darstellungen und Werkzeugen. Für das Projektmanagement gibt es zum Beispiel eine App mit Gantt-Diagramm und Ressourcen-Darstellung.
Vorgänge#
Die Elemente, mit denen Sie in Allegra vorwiegend arbeiten, heißen Vorgänge. Andere Systeme nennen sie „Tickets“, „Aufgaben“, „Issues“ oder „Bugs“.
Der Vorgangstyp bestimmt das Verhalten und die Darstellung eines Vorgangs. Eine Anforderung trägt andere Attribute als eine Problemmeldung. Eine planbare Aufgabe braucht Anfangs- und Enddatum, ein nicht planbarer Aktionspunkt nur einen Fälligkeitstermin.
Beispiele für Vorgangstypen#
Bereiche#
Bereiche sind die oberste Organisationsebene in Allegra. Vorgänge werden innerhalb von Bereichen verwaltet.
Hinweis
Ein Vorgang gehört immer zu genau einem Bereich.
Je nach Kontext heißen Bereiche auch „Desk“ (Helpdesk), „Projekt“ (Projektmanagement) oder schlicht „Bereich“ für die Organisation von Geschäftsfeldern, Standorten und Organisationseinheiten.
Bereiche und Vorgänge#
Bereiche lassen sich verschachteln, etwa um Teilprojekte abzubilden. Jeder Bereich hat einen Bereichstyp wie „Helpdesk“, „Personalverwaltung“, „Softwareentwicklung“ oder „Hardwareentwicklung“. Der Bereichstyp bestimmt viele Eigenschaften der zugehörigen Bereiche, etwa Formulare und Workflows.
Rollen und Berechtigungen#
Rollen — genauer: Bereichsrollen — steuern den Zugang zu Bereichen. Sie definieren, was erlaubt ist: zum Beispiel das Anlegen von Vorgängen oder das Lesen von Vorgängen anderer Nutzer.
Neben Bereichsrollen gibt es Systemrollen. Diese bestimmen, was Sie im System tun können und welche Menüpunkte Ihnen offenstehen. Beispiele sind die Systemrolle für Systemverwalter und die für Gast-Nutzer.
Rollen und Berechtigungen#
Vorgangsbezogene Rollen: RACI#
Jeder Benutzer hat genau eine Systemrolle, eine oder mehrere Bereichsrollen für Bereiche — und kann zusätzlich vorgangsbezogene Rollen einnehmen. Allegra unterscheidet vier davon, im Englischen als RACI bekannt:
(R)esponsible — der Bearbeiter
(A)ccountable — der verantwortliche Manager
(C)onsulted — Berater
(I)nformed — zu Informierende
Berater heißen in Allegra „Editoren“.
Anwendungen (Apps)#
Allegra deckt viele Anwendungsfälle ab und bietet dafür unterschiedliche Apps an. Eine App kann mehrere Darstellungen besitzen — die Aufgabenmanagement-App zum Beispiel eine flache Liste, eine Work-Breakdown-Structure und ein Board.
Unabhängig von der App sind es immer dieselben Vorgänge und Informationen. Je nach App blendet Allegra Inhalte aus oder stellt sie anders dar: In der Aufgabenmanagement-App fehlen standardmäßig Vorgänge vom Typ „Dokument“, in der Wiki-App umgekehrt alles außer Dokumenten, Ordnern und Dokumentabschnitten.