Bereich komplett neu anlegen

Bereich komplett neu anlegen#

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Jeder Vorgang braucht einen Bereich oder ein Projekt. Sie können Allegra also erst nutzen, wenn mindestens ein solcher Bereich existiert und Sie dort eine Rolle mit den passenden Rechten haben.

Teilbereiche legen Sie an für jeden Bereich, in dem Sie Bereichsadministrator-Rechte besitzen.

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Um ein Projekt neu anzulegen, gehen Sie zu Verwaltung > Bereiche > Bereiche verwalten.

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Klicken Sie auf Hinzufügen und folgen Sie diesen Punkten:

  • Füllen Sie die Angaben auf der Registerkarte Grundeinstellungen aus. Verwenden Sie die Kontext-Hilfe, wenn ein Eintrag unklar ist.

  • Wählen Sie einen passenden Bereichstyp. Er bestimmt weitgehend die Konfiguration des neuen Bereichs (siehe Bereichstypen).

Achtung

Der gewählte Bereichstyp muss den Vorgangstyp „Aufgabe“ — oder einen anderen Typ mit Typ-Flag „Task“ — aktiviert haben, falls Sie das Gantt-Diagramm nutzen wollen.

  • Ein Bereich hat einen Bereichszustand, der seine Sichtbarkeit für reguläre Benutzer bestimmt und festlegt, was im Bereich erlaubt ist. Weiteres siehe Bereich archivieren.

  • Laden Sie ein Avatar-Bild im PNG-, JPEG- oder WEBP-Format hoch (mindestens 32 × 32 Pixel).

  • Verknüpfungen stellen Beziehungen zwischen Vorgängen her — etwa Ende-Anfang-Beziehungen im klassischen Projektmanagement oder „wird implementiert durch“-Beziehungen zwischen Anforderungen und ihren realisierenden Aufgaben. Weiteres siehe Vorgänge verknüpfen.

Achtung

Aktivieren Sie Vorgangsverknüpfungen, um Gantt-Abhängigkeiten zu nutzen.

  • Ist Ihr System auf bereichsspezifische Vorgangsnummern konfiguriert, geben Sie pro Bereich einen global eindeutigen Präfix wie „TRP“ ein. Die Vorgangsnummer setzt sich dann aus Präfix, Bindestrich und laufender Nummer zusammen.

  • Aktivieren Sie eine Versionierung, wenn Sie Dokumente im Wiki verwalten und in verschiedenen Versionen vergleichen wollen (siehe Versions-Management).

  • Aktivieren Sie das Management von Arbeitszeit und Sachkosten, wenn Sie Aufwände planen und nachhalten wollen.

  • Wählen Sie einen Basiskalender für Feiertage und andere arbeitsfreie Zeiten.

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Voreingestellte Werte. Diese Werte greifen, wenn ein Formular keine entsprechenden Felder enthält oder ein Vorgang per E-Mail angelegt wird.

  • Sie verknüpfen jeden Bereich mit einem E-Mail-Konto. Geht eine E-Mail an dieses Konto ein, legt Allegra einen neuen Vorgang an (siehe Eingehende E-Mail-Verbindung).

Wichtig

Verwenden Sie ein E-Mail-Konto immer nur für einen einzigen Bereich. Setzen Sie das systemweite Posteingangskonto also nicht gleichzeitig als bereichsspezifisches Konto ein — das führt zu fehlerhaftem Verhalten.

Achtung

Richten Sie das E-Mail-Konto auf Ihrem Mailserver ein, bevor Sie es hier verwenden.

  • Klicken Sie in der Symbolleiste auf Speichern.

Ihr Bereich ist jetzt für das Erstellen und Verwalten von Vorgängen konfiguriert. Damit Teammitglieder darauf zugreifen können, weisen Sie ihnen Rollen zu (siehe Rollen zuordnen).